Система электронного документооборота PAYDOX
Collaboration Suite
Электронный документооборот
и совместная работа
  Демо:
Документооборот Бизнес-процессы
Кейс-менеджмент (ACM) Файловый каталог
 
О системе


Версии
Онлайн Демо
Установить
Проект PayDox получил международную награду WfMC 
 (Workflow Management Coalition) «за Совершенство в Кейс-Менеджменте»
Функциональные возможности

Управление договорами


В СЭД PayDox обеспечивается полнофункциональная работа пользователей по управлению договорами. Создание карточки договора

Работа с договором начинается с создания его карточки. Чтобы создать карточку договора, инициатор нажимает на главной странице системы кнопку «Создать новую карточку документа», выбирает категорию документа из справочника и нажимает кнопку «Создать». Также создать карточку документа можно, выбрав в левом меню системы в разделе «Документы» категорию «Договоры», в открывшемся окне со списком договоров в правом меню нажать кнопку «Создать» и заполнить необходимые поля карточки вручную или выбирая значения полей из доступных справочников. Индекс (номер) документа генерируется автоматически в соответствии с принятым в организации алгоритмом. Перечень полей настраивается в справочнике «Категории документов/Договоры».
Если для категории «Договоры» существует шаблон, то нажатием на кнопку «Создать по шаблону» в правом меню можно создать новую карточку документа, содержащую значения полей из такого шаблона.

Создание карточки договора


Прикрепление файлов к карточке договора

После заполнения атрибутов договора и сохранения карточки создатель договора прикладывает к карточке файлы документа. Для прикрепления файла к карточке необходимо войти в нужную карточку и вверху в правом меню карточки документа нажать кнопку «Загрузить файл». К документу можно присоединить любое количество файлов любого формата и их версий.

При загрузке можно указать версию, комментарий, список согласования файла документа и др.

Прикрепление файлов к карточке договора


Запуск договора в работу (активация документа)

После того, как создана электронная карточка и приложены необходимые файлы, создатель должен перевести карточку из состояния черновика в рабочее состояние для предоставления возможности работы с данным документом пользователям, указанным в карточке документа. Для этого необходимо активировать карточку. Активация договора осуществляется нажатием кнопки Статус «Активно» в блоке «Исполнение» в правом меню карточки документа.

Запуск договора в работу


Согласование договора

После активации договору присваивается статус «Требует согласования», договор отправляется на согласование в соответствии с правилами маршрутизации согласования. Маршрут указывается в карточке договора в поле «Список согласующих» в соответствии с установленной в организации схемой порядка согласования договоров. Создатель документа располагает последовательных согласующих на разных строках, параллельных на одной строке. Возможна комбинация последовательных и параллельных маршрутов. Также для каждого согласующего можно указать количество дней, которое дается ему на согласование (указывается в карточке документа в поле «Список согласующих» в скобках после логина согласующего).

Программными настройками системы можно задавать также условную или жесткую маршрутизацию. Условная маршрутизация означает автоматическое определение списка согласующих и утверждающего в зависимости от некоторого условия, например, от суммы договора, который согласовывается. Жесткая маршрутизация означает автоматическое задание списка согласующих и утверждающего и невозможность их изменения для определенных категорий документов.

При наступлении срока согласования согласующим отправляются e-mail уведомления со ссылкой на данный документ. При параллельном согласовании пользователи получают документ одновременно и должны его согласовать либо отказать. При последовательном согласовании пользователи получают документ последовательно в соответствии с заданной в карточке документа очередностью, от пользователя к пользователю.

Пользователь, получивший документ на согласование, знакомится с содержимым карточки документа и файлами, прикрепленными к карточке. В зависимости от своего решения согласующий сотрудник может выбрать несколько действий: согласовать, отказать в согласовании, запросить рецензию другого сотрудника по согласуемому документу, делегировать (передать свое право) согласование другому сотруднику, добавить согласующего. Каждое возможное действие согласующего производится нажатием соответствующей кнопки в блоке «Согласование» в правом меню карточки договора.
Если согласующий отказывает в согласовании, то согласование приостанавливается, договор передается на доработку исполнителю. После доработки договор снова отправляется на согласование.

Информацию о состоянии согласования документа можно экспортировать в MS Word, нажав на кнопку «Лист согласования» в правом меню карточки документа. Электронная форма листа согласования настраивается в соответствии с принятым у заказчика шаблоном бумажного листа согласования.

Согласование договора


Карточка документа также может быть получена в формате MS Word нажатием на кнопку «Документ MS Word» в правом меню карточки документа. Данные из карточки документа «на лету» подставляются в вызываемый файл MS Word. Настройка карточки документа на вывод в формате MS Word проста и может производиться как администратором системы, так и самими пользователями.


Утверждение договора

Согласованнный договор передается на подписание руководителю, документу в системе присваивается статус «Требует утверждения». Подписанту отправляется email-уведомление со ссылкой на договор, требующий утверждения. Утверждающий знакомится с содержимым карточки и версиями файлов договора, прикрепленными к карточке.

Если руководитель считает, что документ не готов для подписания, то он отказывает в утверждении нажатием кнопки «Отказать» в блоке «Утверждение» в правом меню карточки документа. После ввода комментария c объяснением причины отказа и нажатия на кнопку «OK» документ получает статус «Отказано в утверждении». Исполнителю документа отправляется email-уведомление об отказе в утверждении.

Если руководитель готов подписать договор, он должен нажать кнопку «Утвердить» в блоке «Утверждение». После нажатия на кнопку будет запрошено подтверждение на выполнение этой операции, после этого откроется окно ввода даты утверждения, где по умолчанию будет указана текущая дата, что позволяет отразить реальную дату реальной подписи оригинала документа, если электронный документ дублируется бумажным оригиналом. Утверждающий также может подписать договор электронной цифровой подписью (ЭЦП).
После нажатия на кнопку «OK» документ получает статус «Утверждено». При этом отправляется email-уведомление исполнителю и регистратору.

Утверждение договора


Регистрация договора

Подписанный договор передается на регистрацию делопроизводителю. Регистрация документа осуществляется в карточке документа по кнопке «Зарегистрировать» в правом меню. После нажатия на эту кнопку открывается окно, в котором отображается сгенерированный автоматически номер документа и указывается реальная дата регистрации. Нумерация документов в системе настраивается в соответствии с утвержденнным в оранизации алгоритмом генерации номера.

После регистрации документу присваивается статус «Зарегистрировано». Информация о регистрации сохраняется в карточке документа в блоке комментариев «Ход исполнения». Просмотреть или изменить регистрационную информацию можно, нажав на кнопку «Регистрация» в правом меню карточки документа.

Регистрация договора


Подписание договора контрагентом и контроль исполнения

Исполнитель контролирует отправку подписанного и зарегистрированного договора контрагенту. После получения подписанного контрагентом экземпляра договора исполнитель заходит в карточку документа и подтверждает факт подписания нажатием кнопки Статус «Подписано», указывает дату подписания контрагентом и назначает договору статус «Исполнено» нажатием на кнопку Статус «Исполнено» в блоке «Исполнение». После этого договор считается исполненным.

Подписание договора контрагентом





О системе | Контакты | Web-сайт PayDox
Новые возможности PayDox
PayDox в Twitter PayDox в Facebook PayDox на YouTube
PayDox Электронный документооборот
Flash-ролик Презентация PDF-документ
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs. BPM
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox Adaptive Case Management
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox AJAX-BPM Управление бизнес-процессами
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox - сейчас бесплатно
Вы можете работать с PayDox также на iPad и Android-планшетахPayDox на Android
PayDox
на iPad и Android