Функциональные возможности

Paydox Cloud — Поддержка дистанционной совместной работы, облачное согласование документов, иерархические задачи и события в групповых чатах, OCR

Работайте удалённо! Начните работать в Paydox Cloud прямо сейчас | Презентация | PDF - версия презентации

Paydox Cloud — Разработанная на свободном инструментальном программном обеспечении (Open Source) облачная версия системы электронного документооборота предназначена для поддержки групповой работы пользователей с любых устройств: настольных компьютеров и мобильных гаджетов.

Приложение является простым для использования и легким для освоения. Однооконный интерфейс не требует обучения пользователей, все действия выполняются на одном экране.

Работайте удалённо! Попробуйте, как это работает — прямо сейчас.
Paydox Cloud ‒ корпоративный чат с поддержкой совместной дистанционной работы на любых устройствах: сообщения, задачи, поручения, кейсы, мероприятия, push-уведомления, HTML-формы, фильтры по статусам задач и исполнителям, согласование документов Paydox Cloud помогает оптимизировать взаимодействие между сотрудниками и поддерживает работу с корпоративными бизнес-процессами, в частности:
  • Согласование документов
  • Обработка заказов клиентов
  • Оформление страховых случаев
  • Проведение закупочных процедур
  • Поддержка работы с контрагентами
  • Сопровождение процесса выдачи кредита
  • Подготовка совещаний и обучающих мероприятий
  • Прием на работу и увольнение сотрудников
  • Оформление пропусков
  • Проведение рекламных кампаний
  • Осуществление технической поддержки (HelpDesk)
  • ... и многое другое
Основные возможности Paydox Cloud

Функциональность Paydox Cloud позволяет:
  • Создавать отдельные группы для каждого кейса / бизнес-процесса, например: согласования документа, обработки заказа, проведения закупки, подготовки совещания и др.
  • Отправлять приглашения (инвайты) другим пользователям для присоединения к группе различными способами: по электронной почте или расшарив инвайт в мессенджеры.
  • Создавать задачи, события и комментарии к ним непосредственно в чате группы на вкладке «Группа».
  • Загружать в задачи/события/сообщения файлы в любых форматах для ознакомления и согласования с другими участниками.
  • Фотографировать непосредственно из приложения и отправлять фото в группу как сообщение для обсуждения или как задачу для коллективной обработки связанного с объектом фотографирования бизнес-процесса — оформления рекламаций, страховых случаев, приёма на работу, обсуждения образцов товаров, описания состояния строительных объектов и т.п.
    Поддерживается фиксация места и времени фотосъемки. Кликнув на иконку геотега в меню фотографии, можно отобразить карту в Google Maps с указанием места и адреса фотосъемки.
    🚩 Для отображения метаданных фото необходимо в настройках камеры для гаджета разрешить сохранение информации о месте фотосъемки, а также включить геолокацию.
  • Создавать и добавлять в сообщения HTML-формы с различными данными (карточки документов, формы заказов, анкеты и т.п.). Администраторы групп могут сохранять такие HTML-формы в список шаблонов группы для использования всеми участниками.
  • Проводить согласование любых типов документов (договоры, приказы, заявки, протоколы, платежные документы и пр.).
  • Создавать кейсы – иерархические списки сообщений, содержащие задачи/события, дискуссии пользователей, исполнителей, сроки исполнения, файлы документов.
  • Назначать задачам статусы: «открыто» (на исполнении, в работе), «закрыто» (исполнено), «отменено», «неактивно».
  • Осуществлять фильтрацию задач – «отмеченные», «открытые» (актуальные, неисполненные), «закрытые» (исполненные), «просроченные», «приближается», «отмененные». Также можно отфильтровать события и задачи по авторам и исполнителям. Текущие состояния всех задач и событий для всех ваших групп отображаются на вкладке «Кейсы».
  • Кликнув на любое ответное сообщение или подчиненную задачу в чате группы на вкладке «Группа» можно сразу увидеть на вкладке «Кейсы» весь кейс, которому принадлежит данное сообщение или задача. Такое двойное представление сообщений в виде хронологического чата и в виде структурированного кейса весьма удобно – чат позволяет сотрудникам общаться и создавать задачи и события, а кейсы отображают всю структуру и иерархию задач проекта.
  • Автоматически отправлять Push-уведомления от системы, которые позволяют пользователям быть в курсе всех дел, даже если приложение закрыто.
  • Автоматически синхронизировать информацию на всех ваших устройствах.

Приложение не собирает, не хранит и никому не передает персональные данные. Адрес электронной почты и телефон не используются для регистрации пользователей. Сервер приложения не хранит пароли пользователей, только их хеш-представления.


Управление взаимосвязанными рабочими группами

Сценарии
  • Совместная работа иерархических подразделений организации (департаментов, управлений, отделов):
    - участникам рабочей группы вышестоящего подразделения предоставляется доступ к рабочим группам нижестоящих подразделений.
  • Работа с филиалами и географически распределенными подведомственными подразделениями организации:
    - участникам рабочей группы управляющей организации предоставляется доступ к рабочим группам филиалов.
  • Работа с поставщиками новых продуктов для торговой компании:
    - поставщики загружают в свою группу Paydox фотографии товаров и необходимые документы для них, далее предоставляют торговой компании доступ в свою группу.
    - сотрудники торговой компании обрабатывают поступившие заявки (задачи) в своей рабочей группе, обсуждают их (обсуждения доступны только участникам группы торговой компании), при необходимости, по клику на ссылку, переходят в рабочую группу поставщика для просмотра документов, фотографий и общения с поставщиком.
  • Удаленный осмотр при обработке страховых случаев в страховании:
    - клиенты страховой компании самостоятельно создают свою группу, осуществляют фотосъемку объекта страхования с геотегами (поддерживается фиксация места и времени фотосъемки — кликнув на иконку геотега в меню фотографии, можно отобразить карту в Google Maps с указанием места и адреса фотосъемки), заполняют анкету и подгружают в свою группу прочие документы, далее предоставляют страховой компании доступ в свою группу.
  • Совместная работа любых взаимосвязанных рабочих групп, управляющих иерархическими бизнес-процессами.

Как это работает
  • В профиле подчиненной группы (доступном админу подчиненной группы в п.меню «Участники» и далее клик на иконку редактирования профиля группы) админ подчиненной группы указывает ID вышестоящей группы (вида N2NR3GNL), полученный от админа вышестоящей группы. Всем участникам такой вышестоящей группы будет предоставлен доступ к данной группе, которая становится подчиненной.
  • Далее админ подчиненной группы сообщает ID подчиненной группы (админ его может скопировать в п.меню «Участники») админу или любым участникам вышестоящей группы.
  • Участники вышестоящей группы создают в своей группе сообщения или задачи (заявки), указывая в сообщениях ID различных таких подчиненных групп в формате <@XXXXXXXX@> (вида <@R2NH3GNL@>).
    Например: "<@R2NH3GNL@> Поступила заявка от компании XXX на размещение товара YYY". Или: "<@R2NH3GNL@> Работы по подпроекту XXX".
  • Участники вышестоящей группы обрабатывают поступившие задачи (заявки), обсуждают их и, при необходимости, кликнув на ID подчиненной группы, переходят в подчиненную группу для просмотра документов, фотографий и общения с участниками подчиненной группы.
  • Обсуждения в вышестоящей группе участникам подчиненной группы недоступны.
  • Обсуждения в подчиненной группе доступны всем участникам вышестоящей группы.
  • Участники вышестоящей группы являются участниками подчиненной группы и могут участвовать в обсуждениях подчиненной группы.
  • Сообщения, документы и файлы в подчиненной группе, созданные участниками подчиненной группы, доступны для просмотра и недоступны для редактирования или удаления никому из участников вышестоящей группы.
  • Все открытые кейсы в вышестоящей группе по всем подчиненным группам доступны всем участникам вышестоящей группы. Их можно отмечать, размещать под ними обсуждения, фильтровать, просматривать и изменять статус исполнения.
  • После закрытия кейса / задачи он пропадает из списка открытых кейсов, но остается в истории и его можно найти при возникновении такой необходимости. Также можно отметить нужные кейсы, чтобы они показывались в списке отмеченных кейсов при выборе фильтра.
  • Таким образом, актуальный список подчиненных рабочих групп, с которыми продолжается работа, всегда доступен участникам вышестоящей группы по клику на вкладку «Кейсы» (для этого такие сообщения о подчиненных группах должны быть созданы как задачи и иметь статус «открыто» либо быть отмеченными).
  • Хронологический список поступающих сообщений и задач, содержащих ID подчиненных групп, доступен участникам вышестоящей группы в чате группы по клику на вкладку «Группа».
  • Текущее состояние работ в любой из подчиненных рабочих групп всегда доступно участникам вышестоящей группы по клику на ID подчиненной группы в сообщении или задаче.

Обработка сканов и фото документов на основе «no-code» технологии извлечения реквизитов (OCR)

Распознавание текстов документов 
из сканированных образов и фотографий 
и извлечение атрибутов документов
Задача кардинального уменьшения трудоемкости работ по созданию структурированных хранилищ документов является весьма актуальной. Ручное создание карточек сканируемых документов требует немало времени и усилий на заведение в информационную систему детальной информации о документе. Наименования и реквизиты контрагентов, даты, суммы договоров, адреса и коды необходимо вводить и хранить вместе со сканированными образами документов. Автоматизация этого вида обработки документов поможет существенно снизить затраты времени и труда. Подсистема Paydox OCR предназначена для решения подобных задач. Загружаемые файлы сканированных образов и фотографий документов могут быть обработаны подсистемой распознавания текстов Paydox OCR. Атрибуты (реквизиты) документов при загрузке сканированных образов и фотографий могут быть автоматически извлечены на основе «no-code» правил извлечения атрибутов и записаны в структурированном виде в базу данных. Данная технология позволяет создавать хранилище документов с автоматически заполняемыми системой карточками документов, содержащими произвольные атрибуты, определяемые пользовательскими настройками.

Возможности
  • Распознавание текстов документов из сканированных образов и фотографий
  • Автоматическое извлечение атрибутов документов на основе «no-code» правил извлечения атрибутов, формируемых пользователями без программирования
  • Создание без программирования пользователями HTML-форм для просмотра и редактирования извлеченных атрибутов
    В процессе извлечения атрибутов приложение записывает найденные атрибуты в поля формы, выбранной пользователем. Если пользователь не выбрал форму перед началом процесса извлечения атрибутов, приложение самостоятельно вытается определить нужную форму из списка ранее созданных форм. Если нужная форма не найдена, приложение самостоятельно создает HTML-форму и вносит в нее извлеченные атрибуты документа. Пользователь может отредактировать вид HTML-формы, созданной приложением и сохранить такую новую форму как шаблон в список стандартных форм для дальнейшего использования
  • Также возможна настройка приложения на поточную обработку очереди входящих сканов документов. В этом случае обработка образов документов осуществляется непрерывно, результаты распознавания и извлеченные реквизиты сразу помещаются в базу данных. Позднее неуспешные результаты могут быть откорректированы вручную
  • Контроль и редактирование пользователями извлеченных атрибутов
  • Запись извлеченных атрибутов в базу данных
  • Контекстный поиск по извлеченным атрибутам

Стек технологий:
  • Сервер: Node.js + СУБД PostgreSQL;
  • Клиент: PWA (Progressive Web App) + СУБД IndexedDB.
Кросс-платформенные инструментальные средства разработки обеспечивают возможность работы приложения во всех популярных операционных системах и браузерах. На сайте системы можно установить приложение Paydox на компьютеры с Windows, гаджеты с Android или iOS (iPhone, iPad), а также устройства с Linux. Также можно установить приложение Paydox из магазинов приложений: Google Play, Microsoft Store и Amazon Appstore.

Как начать работать в Paydox Cloud
  • Откройте приложение по ссылке в любом браузере на настольном компьютере или мобильном устройстве
  • Выберите язык интерфейса приложения. Возможна работа с сервисом на русском и английском языках
  • Ознакомьтесь с инструкцией по работе и дисклеймером нажатием на пункты «Сценарий использования» и «Дисклеймер» соответственно
  • Запустите приложение нажатием на пункт «Вперед». Приложение готово к использованию сразу после запуска
  • Установите приложение на рабочий стол вашего устройства нажатием на иконку «Установить» или на ссылку «Установить приложение» в меню браузера, чтобы обеспечить продуктивность сервиса. При последующем входе в приложение нажмите на созданную на рабочем столе иконку Paydox Cloud
  • Разрешите использование уведомлений для приложения
  • Зарегистрируйтесь в системе нажатием на иконку «Войти» в правом верхнем углу экрана, далее нажмите на иконку «Регистрация» в левом верхнем углу окна авторизации, заполните необходимые поля формы регистрации, нажмите на кнопку «Регистрация»
  • Авторизуйтесь в системе нажатием на иконку «Войти» в правом верхнем углу экрана, нажмите на кнопку «Войти»
  • Создайте свою группу, в которой вы будете Админом, нажатием на иконку «Меню» в левом верхнем углу экрана, выберите пункт «Создать группу», заполните поля формы и нажмите на кнопку «Сохранить»
  • Отправьте приглашение (инвайт) другим пользователям нажатием на иконку «Меню» в левом верхнем углу экрана, выберите пункт «Пригласить в группу». Приглашение это символьный код (invitation code) или ссылка, сгенерированные приложением. Его можно скопировать и расшарить или отправить участникам группы через электронную почту или мессенджеры
  • Чтобы присоединиться к группе, необходимо кликнуть на такую ссылку или скопировать код приглашения в приложение, выбрав пункт в левом меню «Применить код». Админ группы должен принять такой запрос, чтобы пользователь присоединился к группе
  • Выбирайте текущую группу из списка доступных групп в левом меню и создавайте задачи, события и комментарии к ним непосредственно в чате группы на вкладке «Группа»
  • Текущие состояния всех задач и событий отображаются на вкладке «Кейсы». Указав фильтр, можно увидеть все отмеченные, открытые (в работе), закрытые (исполненные), просроченные, с наступающим сроком, неактивные или отмененные задачи и предстоящие события для всех ваших групп. Также можно отфильтровать события и задачи по авторам и исполнителям
  • Пользователи могут работать с бета-версией приложения БЕСПЛАТНО
  • Возможна установка сервиса Paydox Cloud по подписке в корпоративной сети (intranet) на лицензируемое количество пользователей
  • Неактивные учётные записи пользователей могут быть безвозвратно удалены после периода неактивности (1 год)
  • Жизненный цикл каждой группы составляет 3 месяца. После этого периода группа и все ее сообщения могут быть безвозвратно удалены с сервера приложения, в этом случае вся информация группы останется на локальных устройствах Админа группы. Обновите подписку, чтобы продлить жизненный цикл группы в случае такой необходимости. Архивируйте сообщения, кейсы и документы группы для их сохранности


О системе | Скачать | Установить | Контакты