Paydox Cloud — Поддержка дистанционной совместной работы, конструктор договоров, облачное согласование документов, иерархические задачи и события в групповых чатах, OCR

• Создавать отдельные группы для каждого кейса / бизнес-процесса, например: согласования документа, обработки заказа, проведения закупки, подготовки совещания и др.
• Отправлять приглашения (инвайты) другим пользователям для присоединения к группе различными способами: по электронной почте или расшарив инвайт в мессенджеры.
• Создавать задачи, события и комментарии к ним непосредственно в чате группы на вкладке «Группа».
• Загружать в задачи/события/сообщения файлы в любых форматах для ознакомления и согласования с другими участниками.
• Фотографировать непосредственно из приложения и отправлять фото в группу как сообщение для обсуждения или как задачу для коллективной обработки связанного с объектом фотографирования бизнес-процесса — оформления рекламаций, страховых случаев, приёма на работу, обсуждения образцов товаров, описания состояния строительных объектов и т.п.
  Поддерживается фиксация места и времени фотосъемки. Кликнув на иконку геотега в меню фотографии, можно отобразить карту в Google Maps с указанием места и адреса фотосъемки.
  🚩 Для отображения метаданных фото необходимо в настройках камеры для гаджета разрешить сохранение информации о месте фотосъемки, а также включить геолокацию.
• Создавать и добавлять в сообщения HTML-формы с различными данными (карточки документов, формы заказов, анкеты и т.п.). Администраторы групп могут сохранять такие HTML-формы в список шаблонов группы для использования всеми участниками.
• Проводить согласование любых типов документов (договоры, приказы, заявки, протоколы, платежные документы и пр.).
• Создавать кейсы – иерархические списки сообщений, содержащие задачи/события, дискуссии пользователей, исполнителей, сроки исполнения, файлы документов.
• Назначать задачам статусы: «открыто» (на исполнении, в работе), «закрыто» (исполнено), «отменено», «неактивно».
• Осуществлять фильтрацию задач – «отмеченные», «открытые» (актуальные, неисполненные), «закрытые» (исполненные), «просроченные», «приближается», «отмененные». Также можно отфильтровать события и задачи по авторам и исполнителям. Текущие состояния всех задач и событий для всех ваших групп отображаются на вкладке «Кейсы».
• Кликнув на любое ответное сообщение или подчиненную задачу в чате группы на вкладке «Группа» можно сразу увидеть на вкладке «Кейсы» весь кейс, которому принадлежит данное сообщение или задача. Такое двойное представление сообщений в виде хронологического чата и в виде структурированного кейса весьма удобно – чат позволяет сотрудникам общаться и создавать задачи и события, а кейсы отображают всю структуру и иерархию задач проекта.
• Автоматически отправлять Push-уведомления от системы, которые позволяют пользователям быть в курсе всех дел, даже если приложение закрыто.
• Автоматически синхронизировать информацию на всех ваших устройствах.

Приложение не собирает, не хранит и никому не передает персональные данные. Адрес электронной почты и телефон не используются для регистрации пользователей. Сервер приложения не хранит пароли пользователей, только их хеш-представления.

• Ведение локальной базы данных готовых документов
• Ведение локального справочника шаблонов документов
• Ведение локального справочника правильных контекстов документов
• Использование облачного справочника шаблонов документов
• Использование облачного справочника правильных контекстов документов
• Поиск по справочникам при подготовке документов и вставка в новый документ правильных контекстов
• Тегирование контекстов для быстрого поиска при подготовке документов
• Формирование новых шаблонов на основе документов и новых документов на основе шаблонов
• Вставка в шаблоны документов настраиваемых параметров, позволяющих пользователям в диалоге заполнять в документах необходимые данные (наименования контрагентов, Ф.И.О. и должности правомочных лиц и пр.)
• Вывод подготовленных документов в файлы формата MS Word, PDF и TXT

• Совместная работа иерархических подразделений организации (департаментов, управлений, отделов):
  - участникам рабочей группы вышестоящего подразделения предоставляется доступ к рабочим группам нижестоящих подразделений.
• Работа с филиалами и географически распределенными подведомственными подразделениями организации:
  - участникам рабочей группы управляющей организации предоставляется доступ к рабочим группам филиалов.
• Работа с поставщиками новых продуктов для торговой компании:
  - поставщики загружают в свою группу Paydox фотографии товаров и необходимые документы для них, далее предоставляют торговой компании доступ в свою группу.
  - сотрудники торговой компании обрабатывают поступившие заявки (задачи) в своей рабочей группе, обсуждают их (обсуждения доступны только участникам группы торговой компании), при необходимости, по клику на ссылку, переходят в рабочую группу поставщика для просмотра документов, фотографий и общения с поставщиком.
• Удаленный осмотр при обработке страховых случаев в страховании:
  - клиенты страховой компании самостоятельно создают свою группу, осуществляют фотосъемку объекта страхования с геотегами (поддерживается фиксация места и времени фотосъемки — кликнув на иконку геотега в меню фотографии, можно отобразить карту в Google Maps с указанием места и адреса фотосъемки), заполняют анкету и подгружают в свою группу прочие документы, далее предоставляют страховой компании доступ в свою группу.
• Совместная работа любых взаимосвязанных рабочих групп, управляющих иерархическими бизнес-процессами.

• В профиле подчиненной группы (доступном админу подчиненной группы в п.меню «Участники» и далее клик на иконку редактирования профиля группы) админ подчиненной группы указывает ID вышестоящей группы (вида N2NR3GNL), полученный от админа вышестоящей группы. Всем участникам такой вышестоящей группы будет предоставлен доступ к данной группе, которая становится подчиненной.
• Далее админ подчиненной группы сообщает ID подчиненной группы (админ его может скопировать в п.меню «Участники») админу или любым участникам вышестоящей группы.
• Участники вышестоящей группы создают в своей группе сообщения или задачи (заявки), указывая в сообщениях ID различных таких подчиненных групп в формате <@XXXXXXXX@> (вида <@R2NH3GNL@>).
  Например: "<@R2NH3GNL@> Поступила заявка от компании XXX на размещение товара YYY". Или: "<@R2NH3GNL@> Работы по подпроекту XXX".
• Участники вышестоящей группы обрабатывают поступившие задачи (заявки), обсуждают их и, при необходимости, кликнув на ID подчиненной группы, переходят в подчиненную группу для просмотра документов, фотографий и общения с участниками подчиненной группы.
• Обсуждения в вышестоящей группе участникам подчиненной группы недоступны.
• Обсуждения в подчиненной группе доступны всем участникам вышестоящей группы.
• Участники вышестоящей группы являются участниками подчиненной группы и могут участвовать в обсуждениях подчиненной группы.
• Сообщения, документы и файлы в подчиненной группе, созданные участниками подчиненной группы, доступны для просмотра и недоступны для редактирования или удаления никому из участников вышестоящей группы.
• Все открытые кейсы в вышестоящей группе по всем подчиненным группам доступны всем участникам вышестоящей группы. Их можно отмечать, размещать под ними обсуждения, фильтровать, просматривать и изменять статус исполнения.
• После закрытия кейса / задачи он пропадает из списка открытых кейсов, но остается в истории и его можно найти при возникновении такой необходимости. Также можно отметить нужные кейсы, чтобы они показывались в списке отмеченных кейсов при выборе фильтра.
• Таким образом, актуальный список подчиненных рабочих групп, с которыми продолжается работа, всегда доступен участникам вышестоящей группы по клику на вкладку «Кейсы» (для этого такие сообщения о подчиненных группах должны быть созданы как задачи и иметь статус «открыто» либо быть отмеченными).
• Хронологический список поступающих сообщений и задач, содержащих ID подчиненных групп, доступен участникам вышестоящей группы в чате группы по клику на вкладку «Группа».
• Текущее состояние работ в любой из подчиненных рабочих групп всегда доступно участникам вышестоящей группы по клику на ID подчиненной группы в сообщении или задаче.

• Распознавание текстов документов из сканированных образов и фотографий
• Автоматическое извлечение атрибутов документов на основе «no-code» правил извлечения атрибутов, формируемых пользователями без программирования
• Создание без программирования пользователями HTML-форм для просмотра и редактирования извлеченных атрибутов
  В процессе извлечения атрибутов приложение записывает найденные атрибуты в поля формы, выбранной пользователем. Если пользователь не выбрал форму перед началом процесса извлечения атрибутов, приложение самостоятельно вытается определить нужную форму из списка ранее созданных форм. Если нужная форма не найдена, приложение самостоятельно создает HTML-форму и вносит в нее извлеченные атрибуты документа. Пользователь может отредактировать вид HTML-формы, созданной приложением и сохранить такую новую форму как шаблон в список стандартных форм для дальнейшего использования
• Также возможна настройка приложения на поточную обработку очереди входящих сканов документов. В этом случае обработка образов документов осуществляется непрерывно, результаты распознавания и извлеченные реквизиты сразу помещаются в базу данных. Позднее неуспешные результаты могут быть откорректированы вручную
• Контроль и редактирование пользователями извлеченных атрибутов
• Запись извлеченных атрибутов в базу данных
• Контекстный поиск по извлеченным атрибутам

• Сервер: Node.js + СУБД PostgreSQL;
• Клиент: PWA (Progressive Web App) + СУБД IndexedDB.

• Откройте приложение по ссылке в любом браузере на настольном компьютере или мобильном устройстве
• Выберите язык интерфейса приложения. Возможна работа с сервисом на русском и английском языках
• Ознакомьтесь с инструкцией по работе и дисклеймером нажатием на пункты «Сценарий использования» и «Дисклеймер» соответственно
• Запустите приложение нажатием на пункт «Вперед». Приложение готово к использованию сразу после запуска
• Установите приложение на рабочий стол вашего устройства нажатием на иконку «Установить» или на ссылку «Установить приложение» в меню браузера, чтобы обеспечить продуктивность сервиса. При последующем входе в приложение нажмите на созданную на рабочем столе иконку Paydox Cloud
• Разрешите использование уведомлений для приложения
• Зарегистрируйтесь в системе нажатием на иконку «Войти» в правом верхнем углу экрана, далее нажмите на иконку «Регистрация» в левом верхнем углу окна авторизации, заполните необходимые поля формы регистрации, нажмите на кнопку «Регистрация»
• Авторизуйтесь в системе нажатием на иконку «Войти» в правом верхнем углу экрана, нажмите на кнопку «Войти»
• Создайте свою группу, в которой вы будете Админом, нажатием на иконку «Меню» в левом верхнем углу экрана, выберите пункт «Создать группу», заполните поля формы и нажмите на кнопку «Сохранить»
• Отправьте приглашение (инвайт) другим пользователям нажатием на иконку «Меню» в левом верхнем углу экрана, выберите пункт «Пригласить в группу». Приглашение это символьный код (invitation code) или ссылка, сгенерированные приложением. Его можно скопировать и расшарить или отправить участникам группы через электронную почту или мессенджеры
• Чтобы присоединиться к группе, необходимо кликнуть на такую ссылку или скопировать код приглашения в приложение, выбрав пункт в левом меню «Применить код». Админ группы должен принять такой запрос, чтобы пользователь присоединился к группе
• Выбирайте текущую группу из списка доступных групп в левом меню и создавайте задачи, события и комментарии к ним непосредственно в чате группы на вкладке «Группа»
• Текущие состояния всех задач и событий отображаются на вкладке «Кейсы». Указав фильтр, можно увидеть все отмеченные, открытые (в работе), закрытые (исполненные), просроченные, с наступающим сроком, неактивные или отмененные задачи и предстоящие события для всех ваших групп. Также можно отфильтровать события и задачи по авторам и исполнителям
• Пользователи могут работать с бета-версией приложения БЕСПЛАТНО
• Возможна установка сервиса Paydox Cloud по подписке в корпоративной сети (intranet) на лицензируемое количество пользователей
• Неактивные учётные записи пользователей могут быть безвозвратно удалены после периода неактивности (1 год)
• Жизненный цикл каждой группы составляет 3 месяца. После этого периода группа и все ее сообщения могут быть безвозвратно удалены с сервера приложения, в этом случае вся информация группы останется на локальных устройствах Админа группы. Обновите подписку, чтобы продлить жизненный цикл группы в случае такой необходимости. Архивируйте сообщения, кейсы и документы группы для их сохранности