Функциональные возможности

Обработка входящих документов и управление резолюциями


Посмотрите, как это работает

Обработка входящих документов в СЭД PayDox

Кнопка «ВХОДЯЩИЕ» на главной странице системы показывает список всех неисполненных входящих документов. Список включает документы, у которых в названии категории присутствует контекст «Входящие», например, «Входящие документы» или «Письма/Входящие».

По нажатию кнопки «ВХОДЯЩИЕ» выдается список документов вместе с присоединенными к карточкам документов файлами и резолюциями. Таким образом, указанные в карточке документа пользователи могут просматривать файлы документов, а также редактировать и утверждать резолюции непосредственно из списка документов, не входя в карточку документа.

Если резолюция требует утверждения, то руководитель (Утверждающий) может утвердить резолюцию вместе с документом нажатием на кнопку «Утвердить» в списке входящих документов.

Утверждающий, создатель резолюции и администратор системы могут отредактировать резолюцию нажатием на кнопку «Редактировать» непосредственно из списка (пока резолюция не утверждена).

Утверждающий, создатель карточки документа и администратор системы также могут добавить резолюцию нажатием на кнопку «Резолюция» в списке документов.

Неутвержденные резолюции отображаются в списке документов серым цветом, утвержденные – красно-коричневым цветом (maroon).

Утвержденные входящие документы сохраняются в списке в течение 5-ти дней с даты их утверждения, чтобы сотрудники канцелярии могли видеть, что руководитель утвердил документ.

Данный функционал может быть также встроен в ваш корпоративный портал, чтобы руководители могли выдавать резолюции и утверждать документы, работая со списком входящих документов непосредственно со своей страницы на корпоративном портале, не входя в систему электронного документооборота.
Управление резолюциями в системе документооборота PayDox
  • Резолюции, вносимые в карточки документов могут быть двух типов: основная резолюция и дополнительные резолюции.
  • Дополнительные резолюции предназначены для детализации основной резолюции. Указанные в основной резолюции сотрудники могут также создавать дополнительные резолюции для назначения поручений своим подчиненным.
  • При создании резолюции можно вызвать справочник пользователей и указать в резолюции список сотрудников, которым предназначена резолюция, а также ввести персональные сообщения и поручения для каждого из сотрудников.
  • Также в резолюции можно указать дату и время исполнения резолюции.
Добавить резолюцию к документу можно, воспользовавшись кнопкой «Резолюция» в блоке кнопок правого меню «Исполнение» в карточке документа.
Добавить резолюцию к документу

После нажатия кнопки «Добавить резолюцию» резолюция сохраняется в карточке документа. Основная резолюция показывается как в карточке документа, так и в блоке комментариев под карточкой документа под заголовком «Резолюции». Основная резолюция может быть одна на документ.

Если в текст резолюции были добавлены пользователи, система автоматически отправляет указанным в резолюции пользователям e-mail уведомления, содержащие ссылку на карточку документа, дату исполнения, текст резолюции и текст сообщения или поручения для перечисленных сотрудников.

Сотрудники, указанные в резолюции, могут добавлять комментарии, загружать файлы с отчетом о проделанной работе непосредственно в раздел карточки, относящийся к резолюциям.

Если резолюция содержит дату/время, то эта информация автоматически появляется в календаре указанных сотрудников.



О системе | Скачать | Установить | Контакты