Система электронного документооборота PAYDOX
Collaboration Suite
Электронный документооборот
и совместная работа
  Демо:
Кейс-менеджмент (ACM) Документооборот
Бизнес-процессы Файловый каталог
 
О системе
Версии
Онлайн Демо
Установить
Проект PayDox получил награду WfMC (Workflow Management Coalition) 
«за Совершенство в Кейс-Менеджменте»
Функциональные возможности

PayDox Case Management — адаптивный кейс-менеджмент (ACM)

Управление совместной работой, делами, задачами и поручениями

PayDox Case Management / Управление делами, задачами и поручениями — это простое и эффективное управление текущей деятельностью предприятия (организации) и ежедневной работой сотрудников, контроль дел, задач и поручений.

Функциональность PayDox Case Management / Управление делами, задачами и поручениями позволяет поддерживать коллективную работу сотрудников, создавать кейсы (дела) — списки задач, поручений, исполнителей и документов по различным темам, проектам и делам, контролировать сроки исполнения задач и поручений, автоматически извещать исполнителей, формировать отчеты о проделанной работе, осуществлять подготовку совещаний и заседаний.

С помощью системы адаптивного кейс-менеджмента PayDox можно легко автоматизировать все текущие бизнес-процессы предприятия, в частности:
  • Подготовка совещаний и контроль принятых решений
  • Обработка заказов клиентов
  • Проведение закупочных процедур
  • Согласование договоров и платежных документов
  • Прием на работу и увольнение сотрудников
  • Оформление командировок
  • Сопровождение сделок
  • Оформление кредитов
  • Подготовка судебных заседаний для всех участников процесса (судей, адвокатов, секретарей)
  • Подготовка решений экспертных комиссий
  • Оформление полисов страхования и обработка страховых случаев
  • Осуществление технической поддержки (HelpDesk)
  • Опросы сотрудников
  • Проведение рекламных кампаний
  • Обработка рекламаций
  • ... и многое другое — новые шаблоны корпоративных бизнес-процессов могут создаваться самими пользователями
Попробуйте, как это работает — прямо сейчас!
Также Вы можете скачать и установить на своем компьютере бесплатную полнофункциональную версию системы.

Работающие примеры бизнес-процессов ACM: Об управлении корпоративными знаниями

Все знания, которые возникают в «офисных» бизнес-процессах, могут и должны отчуждаться от их носителей и сохраняться для общекорпоративного использования во избежание появления узких мест и «уникальных» «незаменимых» сотрудников, отъезд которых в отпуск в Турцию приводит к ступору в работе оставшихся на трудовой вахте коллег. Инструментом такого отчуждения, обеспечивающим своевременное и стабильное исполнение сотрудниками своей работы, и является адаптивный кейс-менеджмент (ACM, Adaptive Case Management). Когда в организацию приходит новый сотрудник, либо когда сотрудник заменяет ушедшего в отпуск, он получает в системе роль сотрудника, которого он замещает, и, войдя в систему, видит перед собой все задачи и все процессы, в которых тот участвовал, и продолжает выполнять ту же работу, имея всю необходимую для этого корпоративную информацию.

Также очень важной является предоставляемая адаптивным кейс-менеджментом возможность накопления корпоративных знаний для их повторного использования. Успешно завершенный кейс, содержащий ценный опыт коллективной работы сотрудников, сбрасывается в библиотеку шаблонов, немного правится и чистится для универсальности (удаляются несущественные информационные сообщения и дискуссии на тему «кто виноват и что делать», оставляются важные поручения и контрольные точки), после чего новый кейс на эту тему создается одним кликом. Потом процесс повторяется. В результате для каждого повторяющегося проекта (заключения договора, обработки заказа клиента, оформления командировки сотрудника, закупки оборудования и т.п.) получается удобный шаблон с перечнем задач, поручений, набором проверок и согласований, списками исполнителей и шаблонами документов. Пополняющаяся библиотека шаблонов кейсов и составляет корпоративное знание, отчужденное от конкретных сотрудников и сохраненное в цифровом формате для общекорпоративного использования. Для судебной системы и экспертного сообщества такая библиотека шаблонов кейсов является базой данных прецедентов, т.е. аналогичных дел (с документами, протоколами, ссылками на нормативные документы), предоставляющей дополнительную информацию для принятия правильного решения.

В этом и состоит реальная адаптивность ACM. И именно так это работает в PayDox Case Management. Интерфейс системы оптимизирован для использования как на настольных компьютерах, так и на мобильных, в том числе для использования на планшетах iPad и Android. Это позволяет пользователям получать оперативный доступ к актуальной информации о всех корпоративных проектах и бизнес-процессах, в которых они участвуют или которые контролируют.

Возможности PayDox Case Management

Система управления бизнес-процессами PayDox AJAX-BPM позволяет автоматизировать структурированные и формализованные (или, как минимум, повторяющиеся) перечни работ, выполняемые на предприятии (например, обработка заказов клиентов, оформление командировок, процессы закупки оборудования и материалов и т.п.).

Однако, достаточно большая часть работ, выполняемых сотрудниками совместно, во взаимодействии между собой, слабо структурирована, требует обсуждений, выдачи поручений на основе анализа текущей ситуации и контроля сроков исполнения задач и поручений. Для решения подобных задач коллективного взаимодействия сотрудников, управления социальными бизнес-процессами (social BPM) и предназначена функциональность PayDox Case Management.

Таким образом, управление бизнес-процессами и организация совместной работы дополняют друг друга и позволяют автоматизировать как структурированные устоявшиеся бизнес-процессы предприятия, так и ежедневную коллективную работу сотрудников. PayDox Case Management реализует концепцию ACM (Adaptive Case Management) и позволяет автоматизировать текущие процессы предприятия, требующие коллективного взаимодействия и совместной работы сотрудников, без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки системы и без программирования.
  • С помощью функциональности PayDox Case Management можно организовать работу сотрудников таким образом, что сотрудники смогут видеть всю информацию о текущих проектах, в которых они участвуют, задачах и документах на одном экране. Работы, задачи, поручения и дискуссии по различным проектам можно представить как последовательности сообщений, вводимые в нужном порядке и содержащие описание, списки адресатов или исполнителей, сроки исполнения и необходимые документы. Исполненные работы, задачи и поручения помечаются как закрытые сообщения (кейсы). Выбрав пункт меню «Открытые» или «Требующие ответа» можно получить список актуальных сообщений, требующих реакции пользователей.


  • Последовательности поручений, дискуссии пользователей и файлы образуют кейсы, которые можно копировать в библиотеку шаблонов и использовать при решении аналогичных проблем и задач, одним кликом мыши создавая из библиотеки шаблонов кейс — иерархический список поручений, исполнителей, документов и контрольных точек (case milestones, основных контролируемых задач).


  • Иерархическая структура сообщений и возможность формировать последовательности поручений и сообщений в нужном порядке, назначать контрольные точки (case milestones), назначать им сроки исполнения, исполнителей и контролеров, отмечать их как открытые (т.е. актуальные, неисполненные) и закрытые (т.е. исполненные), позволяют использовать функциональность PayDox Case Management для управления текущей деятельностью предприятия.


  • Функциональность PayDox AJAX-BPM и функциональность PayDox Case Management интегрированы между собой — при работе с бизнес-процессами можно создавать сообщения (кейсы), а из сообщений переходить на бизнес-процессы, их содержащие.


  • Функциональность электронного документооборота PayDox и функциональность PayDox Case Management полностью интегрированы между собой. Для любого документа можно назначить сотрудникам любое количество поручений с контролируемыми датами исполнения и организовать обсуждение непосредственно в карточке документа.


  • Функциональность PayDox Case Management может быть использована независимо от функциональности электронного документооборота и управления бизнес-процессами.


  • Функциональность PayDox Case Management включена в БЕСПЛАТНУЮ версию PayDox Team.
Основные функции PayDox Case Management

Функциональность PayDox Case Management / Управление задачами и поручениями позволяет:
  • создавать кейсы – последовательности сообщений, содержащие описания задач и поручений, дискуссии, исполнителей, файлы, теги и формы данных, бизнес-правила
  • создавать поручения с указанием даты исполнения и контролировать сроки их исполнения
  • организовать корпоративные дискуссионные форумы по различным темам и проектам
  • загружать любое количество файлов в любых форматах, хранить в виртуальной папке кейса всю информацию о бизнес-процессе – все документы, фотографии, видеоролики, чертежи и другие файлы
  • загружать в кейс HTML-формы для ввода и хранения данных (например, произвольных анкет)
  • управлять пользователями, входящими в проектную команду кейса, предоставлять или, наоборот, ограничивать доступ к задачам, файлам и сообщениям кейса, организовывать защищенные дискуссионные группы и темы, уведомлять пользователей по email о необходимости начать работу по новой задаче проекта
  • информировать клиентов и партнеров о состоянии работ по исполнению договоров и совместных проектов
  • формировать отчеты о проделанной работе
  • формировать иерархически вложенные темы сообщений и ответные сообщения
  • поддерживать управление правилами, позволяющими автоматически активизировать следующие задачи кейса после закрытия предыдущих, отправлять пользователям напоминания и т.п
  • осуществлять фильтрацию – «открытые поручения», «просроченные», «поручения для текущего пользователя», «поручения подчиненного сотрудника», «неисполненные поручения подразделения» и т.п.
  • управлять статусом поручений/сообщений — «открытые», «закрытые», «информационные», «требующие ответа», «со сроком исполнения»
  • поддерживать ведение библиотеки шаблонов, куда можно одним кликом сбрасывать успешно завершенные кейсы, чтобы потом также одним кликом создавать по шаблону целый кейс на любую тему, уже содержащий все задачи, всех исполнителей и все образцы документов и других файлов
  • проводить согласование документов и мнений сотрудников по различным вопросам, а также опросы и голосования сотрудников на различные темы
  • автоматически генерировать адресные сообщения пользователям от системы документооборота при наступлении срока согласования или активации документа, имеющего отношение к данному пользователю, и других событиях
  • автоматически записывать краткую историю работы с поручениями/сообщениями пользователей (кто и когда создает, редактирует сообщение и изменяет его статус)
Вот так выглядит список актуальных для данного пользователя кейсов и возможности, доступные пользователю на одном экране:
Просмотр списка актуальных для данного пользователя кейсов

В PayDox Case Management копируются системой все уведомления, в том числе о согласованиях документов и т.п. Кроме этого, в PayDox Case Management находятся сообщения, адресованные данному пользователю от других пользователей. Т.е., входя в PayDox Case Management, пользователь на одном экране сразу видит все уведомления о документах и все сообщения от других пользователей, адресованные ему.
Управление задачами и поручениями в PayDox Case Management

Как начать пользоваться PayDox Case Management

Использование функциональности PayDox Case Management возможно практически без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки системы и без программирования.

Необходимо лишь:
  • Скачать и установить PayDox.
  • Авторизоваться в системе (логин Admin, пароль Admin) и выбрать в меню «Конфигурация» пункт «Кейсы», чтобы работать только с подсистемой PayDox Case Management и отключить другие возможности системы.
      Чтобы использовать возможности интеграции управления задачами с документоооборотом и бизнес-процессами (для связи поручений с карточками документов или бизнес-процессами), выберите пустую конфигурацию в одноименном пункте левого меню.
  • Начать реально использовать систему, создавая кейсы (последовательности сообщений, в которых указаны задачи и исполнители) на любые темы — прием на работу и увольнение сотрудников, выполнение работ по договорам, обработка заказов и т.п.
  • Любые законченные (закрытые) кейсы, представляющие собой перечень исполненных работ по любой теме, можно копировать в библиотеку шаблонов нажатием на кнопку «Шаблон» в правом меню при просмотре головного сообщения кейса, чтобы использовать потом при решении аналогичных задач, одним кликом мыши создавая из библиотеки шаблонов новый кейс, уже содержащий весь перечень задач, которые необходимо выполнить и список исполнителей, которые такие задачи уже решали. При активизации нового кейса исполнители получат уведомление по e-mail и смогут немедленно подключиться к работе, а весь процесс будет контролироваться системой.
При копировании в библиотеку шаблонов попадают только сообщения кейса, являющиеся задачами (как открытые, т.е. неисполненные, так и закрытые), а также головное сообщение кейса независимо от его типа, а информационные сообщения, представляющие собой переписку участников, в библиотеку шаблонов не копируются. Копирование кейса в библиотеку шаблонов возможно пользователем с административными полномочиями. Кейсы, находящиеся в библиотеке шаблонов, можно редактировать, а также добавлять и удалять в них сообщения, в том числе информационные, таким образом адаптируя и совершенствуя шаблоны. Также можно, отметив какое-либо сообщение кейса, поместить из библиотеки шаблонов под это сообщение, как весь шаблон кейса, так и любую ветку сообщений из шаблона кейса.



О системе | Контакты | Web-сайт PayDox
Новые возможности PayDox
PayDox в Twitter PayDox в Facebook
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs. BPM
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox Adaptive Case Management
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox AJAX-BPM Управление бизнес-процессами
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox Электронный документооборот
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox - сейчас бесплатно
Вы можете работать с PayDox также на iPad и Android-планшетахPayDox на Android
PayDox
на iPad и Android