Система электронного документооборота PAYDOX
Collaboration Suite
Электронный документооборот
и совместная работа
  Демо:
Кейс-менеджмент (ACM) Документооборот
Бизнес-процессы Файловый каталог
 
О системе
Версии
Онлайн Демо
Установить
Проект PayDox получил международную награду WfMC 
 (Workflow Management Coalition) «за Совершенство в Кейс-Менеджменте»
Функциональные возможности

Работа с организационно-распорядительными документами


В СЭД PayDox обеспечивается полнофункциональная работа пользователей с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения).
Создание карточки распорядительного документа

Работа с документом начинается с создания его карточки. Чтобы создать карточку документа, инициатор нажимает на главной странице системы кнопку «Создать новую карточку документа», выбирает категорию документа из справочника и нажимает кнопку «Создать». Также создать карточку распорядительного документа можно, выбрав в левом меню системы в разделе «Документы» соответствующую категорию, например, «Приказы» или «Распоряжения», далее в открывшемся окне со списком документов в правом меню нажать кнопку «Создать» и заполнить необходимые поля карточки вручную или выбирая значения полей из доступных справочников. Индекс (номер) документа генерируется автоматически в соответствии с принятым в организации алгоритмом. Категории документов создаются в справочнике «Категории документов». Перечень полей карточки настраивается в созданной категории документа.
Если для категории существует шаблон, то нажатием на кнопку «Создать по шаблону» в правом меню можно создать новую карточку документа, содержащую значения полей из такого шаблона.

Создание карточки распорядительного документа


Прикрепление файлов к карточке документа

После заполнения атрибутов документа и сохранения карточки создатель прикладывает к карточке файлы. Для прикрепления файла к карточке необходимо войти в нужную карточку и вверху в правом меню карточки документа нажать кнопку «Загрузить файл». К документу можно присоединить любое количество файлов любого формата и их версий.

При загрузке можно указать версию, комментарий, список согласования файла документа и др.

Прикрепление файлов к карточке приказа


Запуск документа в работу (активация распорядительного документа)

После того, как создана электронная карточка и приложены необходимые файлы, создатель должен перевести карточку из состояния черновика в рабочее состояние для предоставления возможности работы с данным документом пользователям, указанным в карточке документа. Для этого необходимо активировать карточку. Активация осуществляется нажатием кнопки Статус «Активно» в блоке «Исполнение» в правом меню карточки документа.

Запуск приказа в работу


Согласование распорядительного документа

После активации распорядительному документу присваивается статус «Требует согласования», документ отправляется на согласование в соответствии с правилами маршрутизации согласования. Маршрут указывается в карточке документа в поле «Список согласующих» в соответствии с установленной в организации схемой порядка согласования распорядительных документов. Создатель документа располагает последовательных согласующих на разных строках, параллельных на одной строке. Возможна комбинация последовательных и параллельных маршрутов. Также для каждого согласующего можно указать количество дней, которое дается ему на согласование (указывается в карточке документа в поле «Список согласующих» в скобках после логина согласующего).

Программными настройками системы можно задавать также условную или жесткую маршрутизацию. Условная маршрутизация означает автоматическое определение списка согласующих и утверждающего в зависимости от некоторого условия. Жесткая маршрутизация означает автоматическое задание списка согласующих и утверждающего и невозможность их изменения для определенных категорий документов.

При наступлении срока согласования согласующим отправляются e-mail уведомления со ссылкой на данный документ. При параллельном согласовании пользователи получают документ одновременно и должны его согласовать либо отказать. При последовательном согласовании пользователи получают документ последовательно в соответствии с заданной в карточке документа очередностью, от пользователя к пользователю.

Пользователь, получивший документ на согласование, знакомится с содержимым карточки документа и файлами, прикрепленными к карточке. В зависимости от своего решения согласующий сотрудник может выбрать несколько действий: согласовать, отказать в согласовании, запросить рецензию другого сотрудника по согласуемому документу, делегировать (передать свое право) согласование другому сотруднику, добавить согласующего. Каждое возможное действие согласующего производится нажатием соответствующей кнопки в блоке «Согласование» в правом меню карточки договора.
Если согласующий отказывает в согласовании, то согласование приостанавливается, документ передается на доработку исполнителю. После доработки документ снова отправляется на согласование.

Информацию о состоянии согласования документа можно экспортировать в MS Word, нажав на кнопку «Лист согласования» в правом меню карточки документа. Электронная форма листа согласования настраивается в соответствии с принятым у заказчика шаблоном бумажного листа согласования.

Согласование приказа


Карточка документа также может быть получена в формате MS Word нажатием на кнопку «Документ MS Word» в правом меню карточки документа. Данные из карточки документа «на лету» подставляются в вызываемый файл MS Word. Настройка карточки документа на вывод в формате MS Word проста и может производиться как администратором системы, так и самими пользователями.


Утверждение (подписание) руководством распорядительного документа

Согласованнный приказ передается на подписание руководителю, документу в системе присваивается статус «Требует утверждения». Подписанту отправляется email-уведомление со ссылкой на документ, требующий утверждения. Утверждающий знакомится с содержимым карточки и версиями файлов документа, прикрепленными к карточке.

Если руководитель считает, что документ не готов для подписания, то он отказывает в утверждении нажатием кнопки «Отказать» в блоке «Утверждение» в правом меню карточки документа. После ввода комментария c объяснением причины отказа и нажатия на кнопку «OK» документ получает статус «Отказано в утверждении». Исполнителю документа отправляется email-уведомление об отказе в утверждении.

Если руководитель готов подписать документ, он должен нажать кнопку «Утвердить» в блоке «Утверждение». После нажатия на кнопку будет запрошено подтверждение на выполнение этой операции, после этого откроется окно ввода даты утверждения, где по умолчанию будет указана текущая дата, что позволяет отразить реальную дату реальной подписи оригинала документа, если электронный документ дублируется бумажным оригиналом. Утверждающий также может подписать документ электронной цифровой подписью (ЭЦП).
После нажатия на кнопку «OK» документ получает статус «Утверждено». При этом отправляется email-уведомление исполнителю и регистратору.

Утверждение приказа


Регистрация распорядительного документа

Подписанный документ передается на регистрацию делопроизводителю. Регистрация документа осуществляется в карточке документа по кнопке «Зарегистрировать» в правом меню. После нажатия на эту кнопку открывается окно, в котором отображается сгенерированный автоматически номер документа и указывается реальная дата регистрации. Нумерация документов в системе настраивается в соответствии с утвержденнным в оранизации алгоритмом генерации номера.

После регистрации документу присваивается статус «Зарегистрировано». Информация о регистрации сохраняется в карточке документа в блоке комментариев «Ход исполнения». Просмотреть или изменить регистрационную информацию можно, нажав на кнопку «Регистрация» в правом меню карточки документа.

Регистрация приказа


Рассылка распорядительного документа по структурным подразделениям

После согласования, подписания и регистрации распорядительный документ рассылается руководителям СП для ознакомления в соответствии с листом рассылки (пользователи для рассылки указываются в поле «Список ознакомления с д-том» в карточке документа). Руководитель при необходимости знакомит с документом всех сотрудников подразделения.

После регистрации документа исполнитель получает e-mail уведомление и формирует уведомление сотрудникам, указанным в поле «Список ознакомления с д-том». Для этого ему нужно нажать на кнопку «Уведомление» в блоке «Относящиеся» в правом меню карточки документа, заполнить поле «Пользователи/Подразделения», ввести текст сообщения и нажать кнопку «Отправить e-mail уведомление». Всем сотрудникам, указанным в поле «Список ознакомления с д-том», отправляется e-mail уведомление. Подтверждается факт ознакомления с документом комментариями в карточке в блоке «Ознакомлены с документом».
Далее исполнитель назначает документу статус «Исполнено» нажатием на кнопку Статус «Исполнено» в блоке «Исполнение». После этого документ считается исполненным.




О системе | Контакты | Web-сайт PayDox
Новые возможности PayDox
PayDox в Twitter PayDox в Facebook
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs. BPM
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox Adaptive Case Management
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox AJAX-BPM Управление бизнес-процессами
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox Электронный документооборот
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox - сейчас бесплатно
Вы можете работать с PayDox также на iPad и Android-планшетахPayDox на Android
PayDox
на iPad и Android